Conditions particulières maintenance

En vigueur depuis le 19/01/2023

ARTICLE 1 – OBJET  

Les présentes Conditions Particulières (ci-après les « CP ») s’appliquent en complément des Conditions Générales de DOING, à toute commande passée par un client professionnel (ci-après le « Client ») auprès de la société DOING (ci-après « DOING ») pour la souscription à un abonnement annuel de maintenance planifiable (ci-après les « Prestations »). 

La maintenance planifiable consiste en la réalisation, dans les conditions des présentes, de la maintenance évolutive et/ou corrective de la/des Application(s) propriété du Client désignée(s) aux présentes.  

ARTICLE 2 – DEFINITIONS  

Les termes dont la première lettre figure en majuscule ont, d’un commun accord entre les parties, la signification suivante : 

  • « Abonnement » : désigne l’abonnement annuel de maintenance pour la réalisation de la maintenance corrective et évolutive de l’Application incluant un nombre estimatif de Points ou d’heures identifiés dans le Devis accepté. 
  • « Application « : désigne le développement logiciel utilisé par le Client dont il est propriétaire et dont les caractéristiques figurent dans le Devis. 
  • « Anomalie » : désigne tout dysfonctionnement ou bug empêchant l’utilisation effective de tout ou partie de l’Application par le Client. 
  • « Contrat » : désigne l’ensemble des documents contractuels suivants, par ordre de priorité décroissant : le Devis, les présentes CP et les Conditions Générales.   
  • « Devis » : désigne la proposition financière établie par DOING déterminant le nombre de Points ou heures estimé pour la réalisation de la maintenance de l’Application du Client dans le cadre de l’Abonnement. 
  • « Point » : désigne l’unité de mesure de la maintenance consommée, mise en place dans le cadre des présentes CP. La valeur d’un Point est précisée dans le Devis.  
  • « Sprint » : désigne la séquence de production relative à la réalisation d’un correctif ou développement qui est d’une courte durée (à titre indicatif, de l’ordre d’une à deux semaines) et qui est validée en fin de séquence. 
  • « Ticket » : désigne la saisie par le Client, via les moyens mis en place par DOING, du descriptif d’une Anomalie et/ou d’une demande d’évolution de l’Application.  

ARTICLE 3 – PASSATION DE COMMANDE 

Avant la souscription par le Client à un Abonnement annuel de maintenance planifiable, les Parties déterminent ensemble, selon les besoins exprimés du Client et selon l’Application concernée, la nature et le nombre de Points ou d’heures jugés nécessaires à la réalisation par DOING de la maintenance corrective et évolutive de l’Application concernée.  

Cette estimation est indicative et utilisée pour la détermination du montant annuel estimé. Elle est indiquée dans le Devis.  

Toute commande d’un Abonnement est réputée définitive à l’issue de l’acceptation par le Client du Devis correspondant. 

Toutes modifications demandées par le Client et non inclues dans l’Abonnement souscrit, tel que précisé dans le Devis, feront l’objet d’un devis et d’une facturation supplémentaires.  

ARTICLE 4 – DESCRIPTION DES PRESTATIONS DE MAINTENANCE PLANIFIABLE 

Les Prestations consistent pour le Client à confier, dans les limites prévues aux présentes, à DOING la maintenance corrective et la maintenance évolutive planifiable de la/des Application(s) listée(s) dans le Devis.  

La réalisation des Prestations implique, pour toute opération de maintenance, la réalisation de différentes étapes telles que ci-après détaillées : 

  • Saisie/Création d’un Ticket  
  • Reformulation du Ticket par DOING – Traduction du besoin déterminant l’estimation du nombre de Points ou d’heures pour réalisation du Ticket (un Sprint peut regrouper la prise en charge de plusieurs Tickets) ; 
  • Réalisation opérationnelle des Prestations décomposées en Sprint ; 
  • Recette des résultats des Prestations par le Client.  

Saisie d’un Ticket :  

Afin de préciser les contours des Anomalies à solutionner et/ou les améliorations à apporter à l’Application, le Client et/ou DOING saisissent un Ticket, aux termes duquel les améliorations et/ou correction à apporter à l’Application sont listées et détaillées.  

Le Client s’engage lors de la saisie de ses Tickets, à opérer un descriptif précis des Anomalies à corriger ou évolutions à réaliser.  

Le Client pourra saisir ses Tickets via le portail de gestion de Tickets JIRA à l’adresse https ://doingfr.atlassian.net. (en sollicitant éventuellement au préalable DOING par téléphone ou par mail aux coordonnées qui lui auront été transmises).  

Une demande ne peut être prise en compte qu’à la condition qu’elle ait été saisie dans JIRA.  

Il appartient au Client de valider que tout Incident a été notifié via ce portail de gestion. 

Chaque Ticket devra comporter a minima les informations suivantes : 

  • Description de la demande, la plus précise possible ; 
  • L’ordre de priorité du ticket (qui sera validé/décidé par DOING après estimation par le Client) ;  
  • Une ou plusieurs captures d’écran de l’Anomalie à corriger ; 
  • Process pour reproduire l’Anomalie, le cas échéant. 

Phase de traduction du besoin/ proposition de DOING : 

A l’issue de la saisie du Ticket, DOING évalue et traduit les besoins du Client en nombre de Points (ou d’heures selon ce qui est convenu dans le Devis) qui seront décomptés de l’Abonnement après validation du Client de l’estimation proposée par DOING.  

DOING procède à la priorisation et à l’éventuel regroupement des différents Tickets qui lui sont transmis par le Client.  

A l’issue de cette phase, DOING indique au Client si le Ticket peut être traité seul ou s’il sera regroupé et fera l’objet d’une séquence de production ultérieure. DOING réalise une estimation approximative du nombre de Points ou heures nécessaires à la mise en œuvre de la demande objet dudit Ticket.  Cette estimation devra être validée par le Client et pourra être revue d’un commun accord entre les Parties au fur et à mesure de la réalisation des Prestations concernées.   

Phase opérationnelle : 

A l’issue de la validation conjointe des Tickets et du nombre de Points/heures identifiés comme nécessaires à la résolution de l’Incident / réalisation de l’évolution, DOING procède à la réalisation des corrections et/ou évolutions concernées, après avoir mis en place les ressources nécessaires à la bonne gestion du projet (notamment l’équipe et le chef de projet assigné à la réalisation des Prestations).  

Pendant la durée de chaque Sprint, les Parties collaborent afin d’assurer la bonne conduite de la réalisation des Prestations, et réajuster si nécessaire les étapes à venir sur la base des résultats du Sprint précédemment réalisé.  

Phase de recettes/ réception des résultats : 

Dans un délai de 10(dix) jours ouvrés suivant la livraison par DOING de la correction et/ou de l’évolution objet d’un Sprint, le Client procède à la recette aux fins de valider la correction de l’Anomalie signalée ou la conformité de l’Evolution réalisée aux spécifications indiquées dans le Ticket concerné.  

La non réponse du Client dans ce délai ou la mise en exploitation réelle de ladite correction et/ou évolution vaut acceptation du Client des éléments livrés.  

ARTICLE 4 – DUREE DU CONTRAT  

Sauf stipulation contraire dans le Devis, le présent Contrat de maintenance planifiable est conclu pour une durée d’au moins un (1) an à compter de la date de validation du Devis par le Client, expirant au 31 décembre de l’année suivant l’expiration de cette période minimale de 12 (douze) mois. 

A l’issue de cette période, l’Abonnement se renouvellera par tacite reconduction pour des périodes successives d’un (1) an, sauf dénonciation par l’une ou l’autre des Parties par lettre recommandée avec accusé de réception trois (3) mois avant le terme de la période en cours. 

Les Parties auront la possibilité, à l’issue de chaque période (période initiale, puis tous les ans), de se rencontrer afin de convenir des éventuels ajustements nécessaires, notamment s’agissant des besoins du Client et de la consommation effective des Points ou heures durant la période concernée.  

Les Parties pourront ainsi réévaluer à la baisse ou à la hausse le volume des Points ou heures souscrits dans le cadre de l’Abonnement.  

Toute résiliation anticipée d’un Abonnement durant la période initiale et/ou durant chaque année suivant cette période, sauf cas de force majeure, donne lieu au versement par le Client à DOING d’une somme égale au montant dû pour la durée de l’Abonnement restant à courir. 

ARTICLE 5 – LES OBLIGATIONS DES PARTIES  

5.1. Obligations conjointes  

Dans le cadre de la réalisation des Prestations en application de la méthode AGILE, les Parties conviennent tout au long de la mise en œuvre des Prestations par DOING, et notamment dès la phase de traduction du besoin Client et du regroupement des Tickets, de collaborer de bonne foi. Cette collaboration est nécessaire à la bonne conduite des Prestations à réaliser.  

A cet effet, les Parties conviennent de se réunir dès que nécessaire, à la demande de l’une ou l’autre des Parties, afin de fixer les étapes de chaque séquence de production et de procéder au suivi du projet et aux éventuelles adaptations nécessaires.  

5.2. Obligations de DOING  

DOING aura recours à un personnel compétent, disponible, réactif et suffisamment nombreux pour exécuter les Prestations  

Le personnel veillera strictement au respect des obligations de sécurité et s’abstiendra de tout agissement susceptible de nuire à l’image du Client. 

Il est d’ores et déjà entendu entre les Parties que DOING est tenu à une obligation de moyen s’agissant des Prestations à réaliser et notamment s’agissant des délais de réalisation qui sont donnés à titre indicatif. 

5.3. Obligations du Client 

Du fait de la réalisation des Prestations selon la méthode AGILE, le Client reconnait l’importance d’instaurer une collaboration effective avec DOING.   

Le Client s’engage à mettre à disposition et maintenir en permanence des conditions d’accès pour DOING aux équipements concernés par les Prestations notamment aux logiciels, matériels, serveurs, licences, que ce soit sur place ou à distance conformément aux demandes de DOING. 

Le Client s’engage à respecter l’ensemble des prescriptions légales et règlementaires et notamment celles relatives à la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ainsi que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) du 27 avril 2016. 

Relèvent de la responsabilité du Client : 

  • la mise en œuvre sur les conseils de DOING de tous procédés et mesures utiles destinés à protéger ses matériels, logiciels, mots de passe, à sauvegarder ses données, et à se prémunir contre tout virus et intrusions ; 
  • le choix et l’acquisition, préalable ou future, auprès de tiers de matériels, logiciels ainsi que leurs éventuelles incompatibilités avec les éléments commandés.  
  • la maîtrise d’œuvre de son informatisation en cas de multiplicité de prestataires choisis par lui ; 
  • le respect des prérequis (présents et futurs) afin d’éviter des conséquences dommageables telles que ralentissements, blocages, altérations des données ; 
  • toutes conséquences résultant de modifications décidées et/ou effectuées par le Client, de son installation ou de son environnement. 

ARTICLE 6 – CONDITIONS FINANCIERES  

6.1. Montant de l’Abonnement  

Le prix de l’Abonnement est celui indiqué dans le Devis.  

Ce montant forfaitaire correspond selon ce qui est précisé dans le Devis : 

  • au nombre de Points estimé sur la base des besoins du Client pour la première année contractuelle, d’un commun accord entre les Parties ou 
  • à un nombre d’heure d’intervention identifiées pour réalisation de la maintenance. 

Le prix de l’Abonnement n’inclut en aucun cas les coûts éventuels d’acquisition de logiciels, matériels à déployer chez le Client. 

6.2. Modalités de facturation 

Si le montant de l’Abonnement correspond à un nombre de Points il est facturé comme suit : 

  • 30% du montant de l’Abonnement annuel au début de chaque période annuelle (l’acompte), 
  • Facturation chaque fin de mois de 70% de du montant total des Points consommés pendant le mois. 

Une facturation complémentaire pourra être effectuée en cas d’ajustements du nombre de Points initialement identifié selon les besoins du Client.  

A l’issue de chaque période annuelle, DOING émettra un avoir de la valeur de l’acompte versé, au prorata des Points ou heures non consommés par le Client dans le cadre de l’Abonnement souscrit. Cet avoir est valable pour la période annuelle suivante uniquement.   

Si le montant de l’Abonnement correspond à un nombre d’heures d’intervention, il est facturé en totalité au début de la période concernée.  

6.3. Réévaluation du montant de l’Abonnement 

Le prix de l’Abonnement pourra faire l’objet, d’une réévaluation d’un commun accord entre les Parties à l’issue de chaque période contractuelle. 

Une révision du prix de l’Abonnement sera en outre automatiquement réalisée à chaque début de période annuelle, sur la base de l’évolution de l’indice Syntec par application de la formule de révision suivante : 

P = P0 (S/So), dans laquelle : 

P : Prix après révision 

Po : Prix d’origine 

So : Dernier indice SYNTEC, ou tout nouvel indice qui lui serait officiellement substitué, publié à la date d’entrée en vigueur du Contrat 

S : Le plus récent indice SYNTEC, ou tout nouvel indice qui lui serait officiellement substitué, connu à la date de révision  

En cas de disparition de l’indice, compétence expresse est attribuée au Président du Tribunal de Commerce de SAINT ETIENNE pour définir un indice qui s’intégrera dans la formule de révision. Cet indice devra être choisi de sorte qu’il soit le plus proche possible de l’indice disparu et qu’il respecte l’esprit que les Parties ont entendu définir lors de l’établissement de cette clause de révision. 

ARTICLE 7 – RESPONSABILITE 

DOING ne pourra en aucun cas être tenu responsable de toutes conséquences quelles qu’elles soient, nées d’un fait extérieur. A ce titre notamment, DOING ne pourra être tenu pour responsable d’une utilisation par le Client de tout ou partie de l’Application non conforme aux préconisations de DOING notamment dans les cas suivants :  

  1. L’élément de l’Application n’est pas utilisé conformément aux spécifications et aux prérequis techniques ; 
  1. L’élément de l’Application est installé sur un support non certifié par DOING ; 
  1. Le Client n’a pas de licence d’utilisation sur l’Application ;  
  1. L’intervention d’un tiers sur l’Application que ce soit de façon occasionnelle, ponctuelle ou permanente pour une quelconque opération de maintenance au sens du présent Contrat ; 
  1. De manière générale, toute intervention non conforme aux normes de l’installation ou contraire aux précautions nécessaires ; 
  1. DOING n’encourt aucune responsabilité en relation avec du matériel, des logiciels, ou plus généralement tous biens ou services qui n’auraient pas été fournis par DOING ; 
  1. DOING n’encourt aucune responsabilité et n’accorde aucune garantie dans les cas où ses préposés ou mandataires ne pourraient accéder librement au réseau du Client.  

ARTICLE 8 – PROPRIETE INTELLECTUELLE 

Chaque Partie reste propriétaire de tous les droits de propriété intellectuelle lui appartenant avant leur utilisation dans le cadre du Contrat ainsi que des améliorations, compléments qu’elle pourrait leur apporter au cours de l’exécution du Contrat.  

Les droits de propriété intellectuelle relatifs aux développements spécifiques réalisés par DOING autour de l’Application propriété du Client dans le cadre des présentes, sont cédés au Client sous réserve du complet paiement de l’Abonnement. 

Si l’utilisation des corrections ou évolutions réalisées par DOING dans le cadre du Contrat implique l’utilisation de logiciels ou solutions tierces dont DOING n’est pas propriétaire, DOING mettra tout en œuvre pour que le Client dispose d’un droit d’utilisation sur ces logiciels/solutions tierces.  

Dans le cas où le Client n’est titulaire que d’un droit d’utilisation d’une Application n’étant pas la propriété de DOING, il lui appartient d’obtenir pour DOING, si nécessaire, le droit d’utiliser tout éléments nécessaire à l’exécution du présent Contrat sur lesquels un tiers détient des droits de propriété intellectuelle. 

Le Client reste responsable de l’ensemble des contenus, données, documents ou informations de toute nature qu’il remet à DOING dans le cadre des Prestations. Le Client garantit que les images, textes et tout type de contenus transférés à DOING, ne portent pas atteinte aux droits des tiers.  

Le Client garantit en outre DOING contre tout recours en revendication et réclamation de toute nature, et notamment demandes en dommages et intérêts, qu’un tiers pourrait former au titre de l’utilisation frauduleuse de tout éléments composant l’Application. Le Client reconnaît et assume ainsi toutes les conséquences, notamment financières, résultant de l’utilisation frauduleuse d’éléments de toute nature mis à disposition au titre des Prestations, le Client indemnisera notamment DOING de toutes condamnations et frais de défense éventuels résultant de telles réclamations en justice formées par des tiers.