Intégration HubSpot : connecter votre CRM à votre ERP et à vos outils métier
Vos commerciaux travaillent dans HubSpot. Votre ADV, votre production et votre comptabilité travaillent dans l’ERP. Entre les deux, quelqu’un ressaisit les commandes, exporte des fichiers, vérifie à la main qu’un client n’a pas de facture impayée avant de lui faire une nouvelle offre. Et dans HubSpot, le stock affiché et le statut des commandes sont faux depuis longtemps.
Un CRM n’exprime tout son potentiel que s’il est relié au reste de l’entreprise. C’est précisément le métier de Doing : depuis 1992, nous développons des applications métier, des ERP sur mesure et les intégrations qui les font dialoguer. En tant qu’agence partenaire HubSpot, nous connectons HubSpot à votre système d’information, qu’il s’agisse d’un ERP du marché, d’un système ancien ou d’un outil issu de notre développement logiciel sur mesure.
Déployer HubSpot ou l’intégrer à votre SI : deux sujets distincts
Le déploiement de HubSpot consiste à paramétrer le CRM pour vos équipes : pipelines de vente, propriétés, automatisations marketing, tableaux de bord, formation. C’est l’objet de notre accompagnement d’agence partenaire HubSpot, mené avec nos associés des Globules pour les volets marketing et contenus.
L’intégration de HubSpot consiste à faire circuler automatiquement les données entre HubSpot et vos autres applications. C’est un travail d’architecture et de développement : définir quelle application fait foi pour chaque donnée, choisir la méthode de connexion, gérer les erreurs, superviser les échanges dans la durée. C’est ce que détaille cette page.
Ce que l’on connecte à HubSpot
- Votre ERP : comptes clients, conditions commerciales, catalogue et prix, devis, commandes, factures, encours.
- Votre site web : formulaires, demandes de devis, espace client, comportement des visiteurs. Nos sites web connectés sont conçus pour cela.
- Votre boutique en ligne, notamment en B2B : comptes, commandes, historique d’achat, pour des relances et des campagnes pertinentes.
- Vos applications métier : outil de suivi de chantier, application de prise de commande, logiciel de planification.
- Vos outils de pilotage : consolidation des données commerciales et financières dans des tableaux de bord communs.
La règle d’or : une donnée, une seule source de vérité
La première question d’une intégration n’est pas technique. Pour chaque donnée, il faut décider quelle application fait foi. Sans cette règle, les synchronisations créent des doublons et s’écrasent mutuellement, et aucune technique ne rattrape ensuite le désordre.
| Donnée | Source de vérité habituelle | Sens du flux |
|---|---|---|
| Prospects, interactions, opportunités | HubSpot | HubSpot vers l’ERP, au moment où le prospect devient client |
| Comptes clients, conditions de paiement, encours | ERP | ERP vers HubSpot |
| Catalogue, prix, disponibilités | ERP ou PIM | ERP vers HubSpot |
| Devis | HubSpot ou ERP, selon votre organisation | À trancher au cadrage |
| Commandes, livraisons, factures | ERP | ERP vers HubSpot, pour que les commerciaux voient le statut réel |
Autre principe : ne synchroniser que ce qui sert. Faire circuler tous les champs dans les deux sens est l’erreur la plus fréquente. La plupart ne sont jamais utilisés de l’autre côté, alourdissent les échanges et multiplient les risques d’écrasement.
Qautre façons de connecter HubSpot à votre ERP
| Approche | Pertinente quand… | Limites |
|---|---|---|
| Connecteur du marketplace HubSpot | Un connecteur existe pour votre ERP et vos règles de gestion sont standards | Paramétrage limité, dépendance à l’éditeur du connecteur, coût d’abonnement |
| Operations Hub / webhooks HubSpot | Vos règles de transformation sont légères et vous voulez rester dans l’écosystème HubSpot, sans middleware externe | Fonctionnalités avancées réservées aux paliers Professionnel et Entreprise de HubSpot ; complexité limitée avant qu’un développement sur mesure devienne plus pertinent |
| Plateforme d’intégration (middleware) | Plusieurs applications à relier, règles de transformation modérées via des outils comme Make, Zapier ou n8n | Coûts qui augmentent avec les volumes, logique répartie dans un outil de plus |
| Développement sur mesure via l’API HubSpot | ERP ancien ou sur mesure, règles métier spécifiques, volumes importants | Investissement initial plus élevé, maintenance à organiser |
Nous n’avons pas d’approche imposée. Si un connecteur éprouvé couvre votre besoin, nous le recommandons. Lorsque votre ERP est ancien, développé sur mesure ou porteur de règles particulières, un connecteur conçu pour vos flux réels est plus fiable. Nous en avons développé pour relier des applications à des ERP comme Divalto ou à des systèmes AS400. Et lorsque l’ERP est lui-même un ERP sur mesure conçu par Doing, nous le dotons d’API documentées qui rendent la connexion à HubSpot naturelle.
Temps réel ou synchronisation planifiée ?
Tout n’a pas besoin d’être instantané. Techniquement, ce temps réel repose le plus souvent sur des webhooks : HubSpot ou votre ERP envoie un signal dès qu’un événement se produit (commande passée, statut mis à jour), et l’autre système réagit immédiatement, sans attendre un cycle de synchronisation planifié. Le statut d’une commande ou une disponibilité qui conditionne une réponse au client gagnent à être mis à jour immédiatement. Un catalogue de plusieurs milliers de références ou un historique de factures peuvent se synchroniser par lots, à intervalles réguliers. Ce choix conditionne l’architecture, le coût et la charge imposée à vos serveurs.
Il faut aussi tenir compte des limites d’appels imposées par l’API de HubSpot, qui varient selon votre abonnement. Une intégration bien conçue regroupe les échanges, ne transfère que ce qui a changé et respecte ces limites plutôt que de les découvrir en production.
Une intégration qui tient dans la durée
La gestion des erreurs. Que se passe-t-il si l’ERP ne répond pas au moment où un devis est signé ? Une intégration sérieuse met la donnée en attente, retente automatiquement et alerte la bonne personne. Rien ne doit se perdre en silence.
La supervision. Des journaux d’échanges et des indicateurs simples permettent de vérifier que les synchronisations fonctionnent, et de comprendre rapidement l’origine d’un écart.
La sécurité et le RGPD. Accès limités au strict nécessaire, secrets d’authentification protégés, données personnelles transmises uniquement lorsqu’elles sont utiles. L’hébergement des composants d’intégration peut être assuré par nos équipes.
La maintenance. HubSpot et votre ERP évoluent. Une intégration doit être suivie et mise à jour, dans le cadre de notre maintenance corrective et évolutive.
Notre démarche d’intégration
Éclairer & Guider. Atelier avec la direction commerciale, l’ADV et le responsable informatique : quels irritants, quels usages, quelles données. Nous analysons ce que permettent votre ERP et votre abonnement HubSpot.
Révéler. Cartographie des flux, attribution de la source de vérité pour chaque donnée, correspondance des champs, règles de dédoublonnage. C’est l’étape qui conditionne la qualité de tout le reste.
Créer. Développement ou paramétrage, par itérations, avec des tests sur des données réelles avant toute mise en production. Reprise et nettoyage des données existantes si nécessaire.
Impacter. Mise en service progressive, vérification avec les utilisateurs, ajustements.
Pérenniser. Supervision, maintenance, évolutions lorsque vos outils ou vos processus changent.
Innover. Automatisations supplémentaires, tableaux de bord consolidés, usages de l’intelligence artificielle appuyés sur des données enfin fiables.
Questions fréquentes sur l’intégration HubSpot
Notre ERP n’a pas d’API. L’intégration est-elle possible ?
Le plus souvent, oui. Selon les cas, nous passons par des webservices, un accès contrôlé à la base de données ou des échanges de fichiers planifiés. L’analyse initiale détermine la méthode la plus fiable. Si l’ERP devient un frein plus général, un audit du système d’information permet d’en mesurer l’impact.
Faut-il passer par Operations Hub ou un développement sur mesure ?
Cela dépend de la complexité de vos règles de transformation. Si les flux restent simples, Operations Hub ou un connecteur du marketplace suffisent souvent, sans développement spécifique. Dès que les règles métier deviennent particulières ou que les volumes augmentent, un développement sur mesure via l’API HubSpot devient plus fiable et plus économique dans la durée. Nous tranchons ce point au cadrage.
Faut-il un abonnement HubSpot particulier ?
Certaines fonctionnalités utiles aux intégrations dépendent de l’offre souscrite, de même que les limites d’appels à l’API. Nous vérifions ce point au cadrage, pour que l’architecture proposée corresponde à votre abonnement actuel ou pour vous signaler clairement ce qu’il faudrait faire évoluer.
Pouvez-vous reprendre une intégration existante qui fonctionne mal ?
Oui. Nous commençons par un diagnostic des flux en place : doublons, écrasements, erreurs silencieuses. Il est fréquent qu’une intégration fragile puisse être assainie sans être entièrement refaite.
Combien de temps prend une intégration HubSpot-ERP ?
Cela dépend du nombre de flux, de la méthode retenue et de l’état des données existantes. L’installation d’un connecteur se compte en jours, une intégration sur mesure en semaines. Le calendrier est fixé à l’issue du cadrage.
Parlons de votre intégration autour d’un café
Vos équipes ressaisissent des données entre HubSpot et vos autres outils ? Parlons de vos flux et de votre ERP. Le premier échange est sans engagement, et suffit souvent à identifier la méthode de connexion la plus adaptée.
Nous sommes au 15 rue Camille de Rochetaillée, à Saint-Étienne. Contactez-nous ou appelez-nous au 04 77 42 37 37.
